الملاحظات وتسوية النزاعات

رقم الطلب أو الصفقة وبيانات مقدم الملاحظة.

وصف محدد للواقعة والتاريخ والمرحلة.

المستندات أو الصور أو الرسائل ذات العلاقة.

النتيجة أو الإجراء المطلوب.

تأكيد الاستلام وتحديد المسؤول.

حفظ النسخ الأصلية والأدلة.

جمع ردود الأطراف ومراجعة العرض أو الاتفاقية.

تمييز الحقيقة المؤكدة عن الادعاء غير المثبت.

تصحيح معلومة أو مستند.

استكمال فحص أو تحقق إضافي.

خطة معالجة وموعد متابعة.

تصعيد للإدارة أو المستشار المختص عند الحاجة.

تسجيل القرار وأسبابه والإجراءات المتخذة.

تأكيد الإغلاق أو النقاط المتبقية.

حفظ السجل مع مستوى السرية المناسب.

استخدام الدرس لمنع تكرار المشكلة.